Hướng dẫn sử dụng hệ thống tổng đài

Quản lý hệ thống

• Đăng nhập tổng đài
– Khách hàng sử dụng trình duyệt web vào link đăng nhập tổng đài.
– Nhập thông tin User và Password đã được cung cấp.
– Chọn Login.

• Trang chủ giao diện

– Ở trang này sẽ hiện thị tất cả extension của công ty.

• Tạo Web Account đăng nhập
– Tại tab User Management chọn Web Account vào bấm Add New.

– Nhập các thông số

– Username : Tên đăng nhập vào hệ thống. ( bắt buộc )
– Password : Mật khẩu đăng nhập. ( bắt buộc )
– First Name & Last Name : Họ và tên ( không bắt buộc )
– Role : Theo thứ tự ( Supervisor Group > Admin Group > Reception Group > Agent Group )
o Supervisor Group : Quản lý toàn bộ công ty.
o Admin Group : Nghe ghi âm toàn bộ công ty.
o Agent Group : Nghe ghi âm của 1 agent.
o Reception Group : Không sử dụng
– CRM User ID : Bỏ trống
– Extension : Chỉ định agent nào khi tạo quyền Agent Group. Bấm nút OK để tạo.

• Tạo Extension
– Ở tab User Management chọn Sip Endpoint sau đó bấm Add New.

– Nhập các thông số

– Endpoint : Số extension ( từ 3 đến 4 số ) ( bắt buộc )
– Name : Tên người dùng hoặc số giống Endpoint ( bắt buộc )
– Password : Mật khẩu Extension ( bắt buộc )
– Outbound Callerid : Chọn số gọi ra tương ứng cho extension ( không bắt buộc)
– Time out : Thời gian ring của Extension ( vd : 20 ) ( không bắt buộc )
– Account Code : mã PIN của Extension ( không bắt buộc )
– Pickup Group : Nhóm để rước cuộc gọi ( không bắt buộc )
– Record : Bật/Tắt ghi âm ( không bắt buộc )
– VM password : Mật khẩu ghi âm ( bắt buộc ) Bấm nút OK để tạo.
Lưu ý : Nếu muốn đổi mật khẩu của Extension thì chỉ cần Edit lại phần Password là được.

• Tạo mã PIN
– Click vào User Management › PIN › Chọn Add New.

– Nhập đầy đủ thông tin.
– Name : Tên mã PIN (có thể đặt ký tự hoặc số).
– PIN : Số của mã PIN ( 4 số ).
– PIN Type : Hình thức gọi của mã PIN mạnh dần theo thứ tự trên xuống dưới.
Gọi nội hạt : Gọi thoại trong cùng tỉnh thành.
Gọi liên tỉnh và di động : Gọi thoại khác tỉnh thành và gọi vào số di động. VAT : Gọi cho các đầu số có giá trị gia tăng (Ex: 1900 , 1800).
Gọi quốc tế : Gọi thoại ra số nước ngoài.
– Balance : Hạn mức số tiền cho phép đối với mã PIN này.
– Billing Method : Phương thức quản trị của mã PIN. ( Trả trước thì hết Balance sẽ không gọi được nữa ; Trả sau thì vẫn gọi được bình thường nhưng Balance sẽ trừ âm tiền)
– Chọn OK.

Add PIN (demo) :

– Sau khi thêm xong mã PIN tiến hành qua phần Sip Endpoint để thêm vào Extension.

– Chọn Usermanage › Sip Endpoint › Chọn Extensions cần add pin › Edit.

– Nhập mã PIN đã tạo vào phần Account Code của Sip Endpoint › Bấm OK.

Cài đặt tổng đài

• Follow Me
– Tùy chỉnh chuyển hướng lần lượt sang nhiều số điện thoại bên ngoài.
– Tại tab PBX Settings › Follow Me › Edit extension.

– Nhập vào bảng Follow Me List.

– Theo định dạng : số điện thoại # số điện thoại ( ví dụ : 0903xxxxxx#0984xxxxxx# )

Bấm nút OK để tạo.

• Call Group
– Tạo nhóm trực cho nhiều Extension.
– Tại tab PBX Settings chọn Call Group.

– Chọn Add New tạo mới hoặc chọn Edit để chỉnh sửa các Call Groups đã có sẵn.

Một số thông tin cần chú ý:

o Group Name: Tên nhóm.
o Group Number: 3 hoặc 4 số, không trùng với Ext.
o Description: Mô tả/ Ghi chú.
o Ring Type:Tuỳ chỉnh loại hình đổ chuông khi có cuộc gọi đến.

      ›All – Đổ chuông đồng loại trên tất cả thiết bị đang hoạt động trong nhóm .
      ›Hunt – Đổ chuông lần lượt trên các thiết bị đang hoạt động trong nhóm.

o Time out:Thời gian đổ chuông của mỗi Ext trong group.
o Monitored: Ghi âm đối với nhóm Ext này.
o List Extensions: Danh sách các Ext hiện đang tồn tại.
      ›Chọn Add Ext tại các Ext tương ứng để thêm Ext đó vào Nhóm/ Phòng ban.
o List Members: Danh sách các Ext sẽ làm thành viên của Nhóm/ Phòng ban đang tuỳ chỉnh.
      ›Chọn Remove Ext tại các Ext tương ứng để lấy Ext đó ra khỏi Nhóm/ Phòng ban.
o App (For Timeout): Quy định thao tác tiếp theo của hệ thống khi hết thời gian tối đa của nhóm.
o App Data (For Timeout): Chọn giá trị chi tiết của thao tác đã chọn.
o Chọn OK.

• Tạo IVR
Tạo / tùy chỉnh cấu hình tương tác tự động trong việc phân phối cuộc gọi đến.
– Tại Tab PBX Settings chọn IVR.

– Chọn Add New để tạo lời chào mới hệ thống hoặc click vào Edit để chỉnh sửa lời chào đang có.

Một số thông tin cần chú ý:

– Name: Tuỳ chỉnh tên cho lời chào
– Repeat : Tuỳ chỉnh số lần lặp lại.
– Direct dial: Cho phép bấm gọi số nội bộ trong lúc nghe phát lời chào.
– Recording: File ghi âm cho lời chào (Tham khảo phần Up file lời chào).
– Press 0 đến 9: Tùy chọn các phím tương tác để điều phối cuộc gọi.
– Timeout: Đích đến khi Play hết lời chào.
– Invalid: Đích đến khi người gọi bấm phím chưa được cấu hình trong lời chào hiện tại
Chọn OK.

– Chọn Invalid Message, được dùng khi người gọi bấm sai phím chức năng.
– Luôn luôn check chọn Loop before Tdest(nếu muốn lời thoại lặp lại khi người
gọi không bấm gì cả).
– Luôn luôn check chọn Loop before Idest(nếu muốn lời thoại lặp lại khi người gọi
bấm sai phím).

• Chỉnh sửa chiều gọi vào
– Ở Tab PBX Settings chọn Incoming Call.

– Chọn  Edit để chỉnh sửa chiều vào của đầu số tương ứng cần chỉnh sửa, hoặc Addnew để tạo mới.

Một số loại đích đến (Categories) cho chiều vào:

o Time conditions: Điều hướng cuộc gọi vào theo thời gian.
o Groups: Đổ chuông lần lượt/đồng thời nhiều máy nội bộ.
o Extension: Đổ chuông thằng vào máy nội bộ.
o Conferrence: Chuyển cuộc gọi vào Phòng họp.
o Queues: Chuyển cuộc gọi vào hàng chờ.
o IVR: Chuyển cuộc gọi vào lời chào.
o Annoucement: Chuyển cuộc gọi vào thông báo.

Chọn OK.

• Tạo Aunouncement
Tạo / Tùy chỉnh kịch bản vào lời chào công ty mà không có tương tác phím bấm.
– Ở Tab PBX Settings chọn Aunouncement bấm Add New.

– Nhập các thông số :

o Name : Tên Lời Chào.
o System Recording : Chọn file lời chào.
o Repeat : Số lần lặp lại lời chào.
o Allow Skip : Cho phép cắt ngang lời chào, khách hàng bấm phím bất kì sẽ đi thẳng vào hướng quy định bên dưới.
o  Destionation after PlayBack – Hướng chuyển đến sau khi phát lời chào:
      ›App – Quy định thao tác mà hệ thống sẽ làm.
      ›App Data – Chọn các mục chi tiết trong thao tác.

• Up file lời chào
– Ở Tab PBX Settings chọn System Recording.

– Chọn Add New để Upload File lên hệ thống.

– Đặt tên và chọn Tệp để Up file ghi âm lên hê thống.

Lưu ý: File ghi âm phải đúng định dạng tổng đài (file .wav, mono, PCM Encoded, 16 Bits, at 8000Hz.)
– Chọn OK.

• Tạo Time Codition
Tạo và tùy chỉnh một khoảng thời gian cố định cho mục đích điều hướng cuộc gọi.
– Ở Tab PBX Settings chọn Time Conditions.

– Chọn Add New tạo mới hoặc chọn Edit để chỉnh sửa các Time Conditions đã có sẵn.
Một số thông tin cần chú ý:

o Minute Start/ Finish: Phút bắt đầu/ kết thúc.
o Hour Start/ Finish: Giờ bắt đầu/ kết thúc.

o Weekday Start/ Finish: Ngày bắt đầu/ kết thúc.
o Month Day Start/ Finish: Ngày bắt đầu/ kết thúc trong tháng.
o Month Start/ Finish: Tháng bắt đầu kết thúc.
o Time Match: Thời gian nằm trong mốc đã chọn như trên.
o Time Not Match: Thời gian ngoài các mốc đã chọn như trên.

Ví dụ hình trên thể hiện:

o Khoảng thời gian: 08:00 đến 17:00 từ thứ 2 đến Chủ Nhật (01 tháng 1 đến 31 tháng 12).
o Trong thời gian này: cuộc goi đến sẽ được trỏ vào lời chào tên IVR Song Thanh.
o Ngoài thời gian này: cuộc gọi sẽ được trỏ vào thông báo bận tên Ngoai gio.

Chọn OK.

• Tạo Queue
– Ở Tab PBX Settings chọn Queues.

– Chọn Add New tạo mới hoặc chọn Edit để chỉnh sửa các Queue đã có sẵn.

Các thông số tuỳ chỉnh trong Queues :

o Name : Tên của Queue.
o Queue Number :3 hoặc 4 số, không trùng với Ext.
o Ring Type : Tuỳ chỉnh loại hình đổ chuông khi có cuộc gọi đến.
    ›ALL : Đổ chuông đồng loại trên tất cả thiết bị.
    ›RRMEMORY : Đổ chuông đều thời gian cuộc gọi trên tất cả thiết bị.

    ›RANDOM : Đổ chuông ngẫu nhiên thiết bị.
o Monitored : Ghi âm đối với nhóm Ext này.
o Max Wait Time : Thời gian đổ chuông của Queue.
o Retry : Thời gian nghỉ của agent sau khi nghe cuộc gọi.
o Agent Timeout : Thời gian ring của một agent.
o List Extensions : Danh sách các Ext hiện đang tồn tại.
  ›Chọn Add Ext tại các Ext tương ứng để thêm Ext đó vào queue.
o List Members : Danh sách các Ext sẽ làm thành viên của Nhóm/ Phòng ban đang tuỳ chỉnh.
  ›Chọn Remove Ext tại các Ext tương ứng để lấy Ext đó ra khỏi queue.
o App (For Timeout) : Quy định thao tác tiếp theo của hệ thống khi hết thời gian tối đa của nhóm.
o App Data (For Timeout) : Chọn giá trị chi tiết của thao tác đã chọn.

Chọn OK.

Mọi thắc mắc trong quá trình thực hiện, khách hàng có thể gọi đến hotline 028.77777.247 bấm phím 2 để gặp hỗ trợ kỹ thuật.